INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI EX ART. 13 D.LGS 196/2003

IMPORTANTE! Come utente/visitatore dovrà leggere attentamente il presente documento prima di effettuare la registrazione al portale compilando il modulo di registrazione e di inserire qualsiasi tipo di dato/informazione personale sullo spazio web che le verrà assegnato.

 

1) PREMESSA

Il presente documento ha lo scopo di:

a) descrivere quali dati personali e sensibili Arsenàl.IT raccoglie, le finalità e le modalità di trattamento, le misure di sicurezza adottate;

b) consentire a ciascun utente di prestare un consenso espresso e consapevole al trattamento dei suoi dati personali e sensibili, ove detto consenso - per legge - debba essere espresso.

Il portale Arsenàl.IT è stato progettato per consentire agli utenti che si registrano di condividere in modo semplice le informazioni e creare un network tra gli operatori coinvolti a vario titolo nello scenario della sanità digitale veneta, italiana ed europea. Tale network è costituito da operatori che entrano in contatto con Arsenàl.IT nel contesto della conduzione dei progetti e delle attività primarie; il loro profilo va dagli operatori delle Aziende Sanitarie ed Ospedaliere del Veneto, ai fornitori che collaborano con esse o direttamente con il consorzio, ai referenti regionali, ai professionisti di altri centri di competenza/ricerca, ai vari partner degli Enti Europei (Regioni e centri di competenza) che collaborano nei progetti.

Tali soggetti rappresentano quindi le varie tipologie di utenti che possono utilizzare il portale di Arsenàl.IT

A ciascun utente che si registra al portale Arsenàl.IT viene assegnata una pagina personale "riservata" ed una pagina "pubblica" visibile esclusivamente agli utenti registrati al portale. Nella pagina riservata l'utente troverà un sommario delle informazioni con cui ha compilato il proprio profilo, gli annunci degli amministratori, un estratto delle attività che sono state eseguite di recente dagli altri membri nei gruppi a cui esso è affiliato, un calendario di eventi, una lista dei gruppi a cui è iscritto, una funzionalità di rubrica per ricercare gli altri utenti registrati al portale ed una propria pagina di blog nella quale esso potrà pubblicare contenuti da rendere visibili agli altri utenti del network.

La pagina pubblica dell'utente, invece, contiene un sommario delle informazioni di profilo dell'utente, le ultime attività da lui eseguite ed il blog personale dell'utente con i contenuti che egli ha voluto rendere visibili agli altri utenti del network.

E' l'utente che decide la quantità ed il tipo di informazioni che vuole condividere sul portale Arsenàl.IT attraverso il proprio spazio personale. Spetta all'utente controllare le impostazioni sulla visibilità delle proprie informazioni di profilo e, se necessario, modificarle in base alle proprie preferenze.

I dati forniti volontariamente dagli utenti al momento della registrazione o successivamente durante l'utilizzo del portale formeranno oggetto di trattamento da parte di Arsenàl.IT nel rispetto delle disposizioni del D.lgs 196/2003 (Codice della privacy), il cui testo integrale è reperibile sul sito www.garanteprivacy.it.

Per potersi registrare ciascun utente deve prendere visione della presente informativa, accettare le condizioni di utilizzo del portale nonché dei servizi offerti e fornire ad Arsenàl.IT alcuni dati personali obbligatori e può aggiungerne altri facoltativi. Tutti i dati saranno trattati solo da Arsenàl.IT.

 

2) FINALITA'

Il trattamento dei dati che Arsenàl.IT intende effettuare ha i seguenti scopi:

a) consentire l'erogazione dei servizi offerti dal portale e richiesti dall'utente con la registrazione e la creazione del proprio account. La raccolta, la conservazione e l'elaborazione dei dati forniti dall'utente al momento della registrazione e/o durante l'utilizzo dei Servizi è finalizzata alla creazione ed alla successiva gestione operativa, tecnica ed amministrativa del rapporto con l'utente e dell'account da questo creato, nonché all'effettuazione - da parte di Arsenàl.IT - di comunicazioni via mail concernenti lo svolgimento del rapporto instaurato e le attività del portale.

b) mettere in comunicazione persone, Aziende (Sanitarie, Ospedaliere e Privati) ed Enti che operano nel contesto della sanità digitale.

c) facilitare la comunicazione all'interno del portale, consentendo ad ogni utente – tramite un motore di ricerca - di individuare altri utenti che presentino le caratteristiche ricercate. Detti utenti potranno accedere alle sole informazioni che l‘utente "ricercato" decide di rendere visibili ed accessibili, conformemente agli strumenti a disposizione.

 

3) MODALITA' DI TRATTAMENTO DEI DATI ED UTILIZZO DEL SISTEMA

Il trattamento dei dati è realizzato per mezzo delle operazioni o complesso di operazioni secondo quanto disposto dall'art. 4 comma 1 del D.Lgs 196/2003.

I dati personali e sensibili sono trattati prevalentemente con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti.

Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, gli usi illeciti o non corretti e gli accessi non autorizzati, in conformità a quanto previsto dagli articoli 31 e seguenti del Codice della privacy e dell'Allegato B del medesimo Codice.

3.1) Dati richiesti

Al momento della registrazione l'utente deve esprimere esplicito consenso al trattamento dei dati, siano essi sensibili o personali, spuntando l'apposito spazio relativo all'autorizzazione del trattamento dei dati.

Al momento della registrazione ad ogni utente viene richiesto l'inserimento di alcuni dati. Questi sono di natura obbligatoria, facoltativa e sensibile.

  • I dati di natura obbligatoria sono il cognome, il nome, l'e-mail, l'Azienda di appartenenza, il campo "dove lavori", il ruolo professionale e la scelta della tipologia di visibilità per gli altri utente delle proprie informazioni di profilo. L'acquisizione di detti dati è il presupposto indispensabile per l'avvio e la gestione del rapporto per l'erogazione dei servizi richiesti dall'utente o messi a disposizione dal portale e per tutte le conseguenti operazioni. Tali dati sono considerati pubblici e obbligatori e quindi saranno sempre disponibili a tutti gli altri utenti registrati al portale. Il rifiuto a fornire dati richiesti come obbligatori impedisce la registrazione al portale e comporta conseguentemente l'impossibilità da parte dell'utente di registrarsi.
  • I dati di natura facoltativa sono il numero di telefono fisso e portatile, l'Unità Operativa di appartenenza, la propria figura professionale, il proprio sito web, il proprio contatto skype e i propri interessi personali. Tali dati sono considerati facoltativi in fase di registrazione e ciascun utente potrà scegliere se condividere o meno tali informazioni con gli altri utenti registrati al portale. Il rifiuto a fornire tali dati facoltativi non ha alcuna conseguenza se non quella, eventuale, di non poter utilizzare al meglio i servizi del portale.
  • Dati sensibili: nell'utilizzo del portale è data la possibilità agli utenti di pubblicare contenuti (testi, foto, video) da cui si possono evincere dati personali rientranti nel novero dei dati sensibili ex art. 4 lett. d) D.lgs 193/2006. Il portale di Arsenàl.IT vuol costituire un network di operatori di sanità digitale, quindi ciascun utente dovrà utilizzare il portale per gli scopi per cui è stato creato. 

Il mancato conferimento dei dati di natura obbligatoria di cui sopra, nonchè la mancata specifica autorizzazione da parte dell'utente ad Arsenàl.IT al trattamento dei dati sensibili, impedisce la registrazione al portale e comporta conseguentemente l'impossibilità da parte dell'utente di registrarsi.

Per facilitare la comunicazione all'interno del portale, i servizi messi a disposizione consentono ad ogni utente – tramite un motore di ricerca - di ricercare altri utenti che presentino alcune caratteristiche ricercate (es. Nome, Cognome, Azienda, Unità Operativa, etc.). Ogni utente quindi è consapevole che l'inserimento di alcune informazioni facoltative all'interno del proprio profilo comporterà l'inserimento di dette informazioni all'interno del motore di ricerca interno al portale.

Ogni utente è tenuto a trattare i dati personali e sensibili degli altri utenti con correttezza e nel rispetto delle leggi in vigore in materia di privacy.

3.2) Visibilità dei dati

Tenendo conto delle categorie di dati qui sopra specificati, a seconda che essi rientrino fra quelli obbligatori, facoltativi e sensibili, all'atto della registrazione – e anche in seguito in ogni momento lo desideri – ciascun utente potrà scegliere fra tre diversi profili di visibilità delle proprie informazioni personali:

  • Profilo 1: informazioni obbligatorie e facoltative visibili solo agli amministratori di portale; informazioni obbligatorie visibili a tutti gli utenti registrati al portale.
  • Profilo 2: informazioni obbligatorie e facoltativevisibili agli amministratori di portale e agli operatori registrati delle altre Aziende Consorziate; informazioni obbligatorie visibili a tutti gli utenti registrati al portale.
  • Profilo 3: informazioni obbligatorie e facoltative visibili a tutti gli utenti registrati al portale.

3.3) Modalità di utilizzo del sistema

Al momento della registrazione, Arsenàl.IT chiede a ciascun interessato di digitare il proprio nome utente (nickname che potrà essere un nickname o il nome e cognome dell'utente), oltre che i propri nome e cognome reali, indirizzo e-mail, password, etc…

E-mail, nome e cognome identificheranno l'utente durante l'utilizzo del portale. Nell'uso di alcuni servizi del portale (blog, forum, ecc.) e nei motori di ricerca l'utente viene identificato tramite i propri nome e cognome, che saranno pubblicamente visibili anche nel profilo, assieme alle altre informazioni obbligatorie.

Conferendo i dati al momento della registrazione ogni utente acconsente:

a) a ricevere da Arsenàl.IT una e-mail con una password d'accesso generata dal sistema, che verrà utilizzata dall'utente per confermare la registrazione e poi eventualmente modificata da lui stesso.

b) che e-mail, nome e cognome, Azienda di riferimento, progetti a cui partecipa, avatar (immagine inserita facoltativamente dall'utente nel proprio profilo personale a propria identificazione) siano pubblici e visibili da tutti gli utenti registrati sul portale Arsenàl.IT e/o in alcune aree o sezioni dello stesso. Tenendo presente che motori di ricerca (es. Google) o altri servizi automatici web, non collegati ad Arsenàl.IT, e quindi non controllabili dallo stesso, potrebbero accedere a tali dati e pubblicarli. Arsenàl.IT in un caso simile è totalmente sollevata da ogni responsabilità. Si consiglia pertanto di utilizzare le metodologie di filtro delle informazioni impostate da Arsenàl.IT per evitare pubblicazioni indesiderate da parte di terzi.

c) che vengano resi visibili a tutti gli ulteriori dati, le foto e i file, inseriti dall'utente stesso anche successivamente alla propria registrazione. Questi dati di nuovo inserimento saranno trattati da Arsenàl.IT con le modalità descritte nel presente documento.

Arsenàl.IT raccomanda a tutti gli utenti di adottare le necessarie cautele per assicurare la segretezza della password e di modificare la stessa dopo il primo accesso. La password non dovrà contenere riferimenti agevolmente riconducibili all'utente che inoltre dovrà aver cura di modificarla almeno ogni sei mesi in modo da garantire la sicurezza del suo accesso. In caso di inserimento di dati sensibili, Arsenàl.IT raccomanda di modificare la password almeno ogni tre mesi. Ogni utente dovrà aver cura di non lasciare incustodito il computer fino a quando rimane collegato, per tutta la durata della sessione, al fine di evitare abusivi accessi da parte di terzi.

Arsenàl.IT non tollera lo "spamming", cioè l'invio indesiderato e non richiesto di materiale e di informazioni a carattere commerciale e pubblicitario. Pertanto gli utenti non sono autorizzati ad includere l'indirizzo e-mail di altri utenti del portale Arsenàl.IT a liste di indirizzi (e-mail o postali), senza il loro espresso consenso e senza aver fornito loro le necessarie informazioni al riguardo. È inoltre vietato l'invio di e-mail commerciali e/o pubblicitarie e/o di messaggi pubblicitari agli utenti del portale, senza il consenso preventivo degli interessati. Al riguardo, invitiamo ciascun utente a segnalare gli autori di spamming all'interno del portale inviando una e-mail all'indirizzo portale@consorzioarsenal.it.

I dati sensibili inseriti non saranno oggetto di comunicazione (a meno di obblighi di legge) né di diffusione da parte di Arsenàl.IT, salvo quanto previsto nel presente documento. E' chiaro che laddove l'utente decida di utilizzare i servizi per comunicare o diffondere volontariamente e consapevolmente sulla rete Internet i suoi dati sensibili, tali ipotesi non costituiscono casi di comunicazione o diffusione da parte di Arsenàl.IT, essendo operazioni svolte dall'utente autonomamente attraverso lo spazio web allo stesso riservato o comunque nell'ambito della normale fruizione dei servizi da parte dell'utente stesso.

Nell'utilizzo dei servizi da parte degli utenti, potrebbe verificarsi da parte di questi un trattamento dei dati personali (anche sensibili) relativi a terzi soggetti (ad esempio pubblicando foto, video o tracce audio). Rispetto a tali ipotesi, l'utente che inserisce dati di terzi si assume tutti gli obblighi e le responsabilità di legge. In tal senso, accettando di registrarsi, l'utente si impegna a manlevare e tenere indenne Arsenàl.IT rispetto ad ogni contestazione, pretesa o richiesta di risarcimento danni che dovesse pervenire a quest'ultima da terzi, i cui dati personali siano stati pubblicati da parte di un utente attraverso l'utilizzo dei servizi, in violazione delle norme sulla tutela dei dati personali. Quindi in ogni caso, qualora un utente fornisca o tratti dati personali di terzi nell'utilizzo dei servizi, deve garantire fin da subito a Arsenàl.IT che tale trattamento si fonda su una sua avvenuta acquisizione del consenso del terzo.

3.4) Comunicazione e diffusione dei dati

Nei limiti e per le finalità indicate nel presente documento, i dati personali comuni degli utenti inseriti nel portale Arsenàl.IT potranno essere comunicati a:

a) persone, società o studi professionali che forniscono alla stessa attività di assistenza e/o consulenza in materia contabile, amministrativa, legale, tributaria e finanziaria relative all'erogazione dei servizi;

b) soggetti, enti o autorità a cui la comunicazione dei dati personali sia obbligatoria per legge;

c) soggetti delegati e/o incaricati da Arsenàl.IT di svolgere attività correlate all'erogazione dei Servizi e/o alla manutenzione tecnica. Detti soggetti sono: dipendenti e/o collaboratori di Arsenàl.IT e società terze responsabili della piattaforma hardware e software mediante la quale vengono erogati i servizi.

I risultati di ricerche statistiche su base anonima e/o aggregata, ottenuti tramite i motori di ricerca interni a Arsenàl.IT potranno essere comunicati a terzi in forma anonima.

Arsenàl.IT non comunica e/o diffonde a terzi dati personali degli utenti per scopi diversi da quelli indicati nel presente documento. Con riferimento all'ambito di diffusione dei dati personali degli utenti, quelli necessari per attivare i Servizi non saranno oggetto di ulteriore diffusione oltre a quella qui precisata.

Se un utente pubblica messaggi nei Forum, nei blog, nelle community, e in tutti gli altri strumenti messi a disposizione da Arsenàl.IT all'interno del portale, oppure fornisce dei commenti, queste informazioni saranno pubbliche. Ciascuno potrà cancellare dal proprio profilo o spazio personale commenti di terzi non graditi e vietare agli stessi, in futuro, di inserire commenti nel proprio spazio.

 

4) CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati saranno conservati - a discrezione di Arsenàl.IT - su server che si trovano in Italia o all'estero per il periodo di tempo necessario a perseguire le finalità sopra esplicate e per la durata del rapporto di servizio tra l'utente ed il Titolare del trattamento.

L'utente è libero di recedere dal rapporto in qualunque momento inviando una e-mail di richiesta di recesso dal servizio all'indirizzo portale@consorzioarsenal.it. Nel caso in cui l'utente chieda la revoca del proprio account e lo stesso venga revocato in modo definitivo, tutti i dati personali dell'utente registrati nel database di Arsenàl.IT saranno resi anonimi. Fanno eccezione: i dati personali la cui conservazione è necessaria per ottemperare ad una specifica richiesta della competente Autorità Giudiziaria; i dati identificativi di un utente sospeso a tempo indeterminato per violazione delle condizioni di utilizzo del sito (compresi dati relativi alle procedure investigative interne), conservati per tutelare gli interessi di Arsenàl.IT e/o dei suoi utenti e per impedire all'utente sospeso di iscriversi nuovamente. Detti dati saranno conservati per il periodo di tempo previsto dalla legge.

 

5) MODIFICHE

Arsenàl.IT si riserva il diritto di apportare delle modifiche e/o di aggiornare questo documento. Le modifiche saranno efficaci decorsi 7 giorni dalla loro pubblicazione sul portale.

 

6) DIRITTI DELL'INTERESSATO

I soggetti cui si riferiscono i dati personali hanno il diritto in qualunque momento di esercitare i diritti sanciti dall'art. 7 del D.Lgs 196/2003.

Per qualsiasi informazione e per l'esercizio dei diritti di cui all'articolo 7 del D.Lgs 196/2003 sopra riportato, ogni utente può scrivere a: Arsenàl.IT, Viale Oberdan n. 5, 31100 Treviso (TV) o inoltrare una mail al seguente indirizzo: portale@consorzioarsenal.it

 

7) TITOLARE DEL TRATTAMENTO

7.1) Titolare del trattamento è Arsenàl.IT, C.F. e P.IVA 04013550266, con sede legale in Treviso (TV), viale Oberdan n. 5 info@consorzioarsenal.it;

7.2) L'elenco dei responsabili del trattamento dei dati è conservato presso la sede operativa di Arsenàl.IT – Treviso (TV), viale Oberdan n. 5.